Business Email หรือจดหมายธุรกิจ
หลักการเขียนง่ายๆ มีเพียง 5 ขั้นตอนดังนี้ค่ะ
- เลือกใช้หัวอีเมลที่ชัดเจน
- เริ่มต้นด้วยการทักทาย
- เข้าสู่วัตถุประสงค์ที่ต้องการติดต่อ
- กล่าวปิดพร้อมใส่อีเมลซิกเนเจอร์ ที่มี ลายเซน ชื่อ และตำแหน่งผู้ติดต่อ
- อ่านทบทวนอีเมลที่พิมพ์อย่างถี่ถ้วน
1. เลือกใช้หัวอีเมลที่ชัดเจน
หัวข้ออีเมลเป็นการสรุปเรื่องที่คุณกำลังต้องการจะติดต่อ ซึ่งควรจะต้องเป็นหัวข้อที่สั้นกระชับดูเป็นมืออาชีพ เมื่อผู้รับเห็นแล้วเกิดความต้องการที่จะอยากเปิดอ่านเนื้อหาข้างใน
2. เริ่มต้นด้วยการทักทาย
ทุกๆอีเมลธุรกิจนั้นจะต้องมีการกล่าวทักทายก่อนเสมอ ซึ่งในการกล่าวทักทายนั้นคุณจะร้องระบุชื่อผู้รับอีเมลไว้อย่างชัดเจน หรือถ้าในกรณีที่คุณไม่รู้จักชื่อของคนที่คุณติดต่อ คุณก็สามารถใช้คำเหล่านี้เเทนได้เช่นกันค่ะ “Dear”, “Good morning/afternoon/evening”, “Hello” and “Greetings”.
3. เข้าสู่วัตถุประสงค์ที่ต้องการติดต่อ
แน่นอนอยู่แล้วว่าในทุกๆอีเมลที่เราสื่อสารกันนั้นจะต้องมีวัตถุประสงค์ที่ต้องการติดต่อ โดยปกติแล้วเราจะใช้อีเมลในการติดต่อเป็นเรื่องๆ ไป จะไม่นำหลายวัตถุประสงค์มารวมไว้ในอีเมลเดียวกัน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสน หรือพลาดการสื่อสารในเรื่องใดเรื่องหนึ่งไป
ตัวอย่างเช่น “I am writing this email to inform you that changes have been made to our privacy policy. Please review the following changes and let me know if you have any questions.”
4. กล่าวปิดหัวข้อการสนทนาพร้อมใส่อีเมลซิกเนเจอร์ ที่มี ลายเซน ชื่อ และตำแหน่งผู้ติดต่อ
หลังจากเขียนเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการติดต่อเเล้ว เราจะต้องมีการกล่าวเปิดในหัวข้อการสนทนาของอีเมลนั้นๆ ด้วยพร้อมทั้งใส่ชื่อข้อมูลคนติดต่อ (Email Signature) ซึ่งในทุกๆ องค์กรจะต้องมี Template ของ Email Signature สำหรับพนักงานทุกคนที่จะสามารถใช้ในรูปเเบบเดียวกัน และ Email Signature นั้น จะต้องประกอบไปด้วยข้อมูลชื่อ ตำเเหน่งข้อมูลการติดต่อ และจะต้องเป็นข้อมูลที่ตรงกับกับนามบัตรของแต่ละคน
5. อ่านทบทวนเนื้อหาอีเมล
เพราะเป็นการคุยเรื่องธุรกิจการงาน ความเป็นมืออาชีพนั้นสำคัญมาก ดังนั้นทุกๆการส่งออกอีเมลเราจะต้องตรวจเนื้อหาให้ถี่ถ้วนทุกครั้ง เช็คดูว่ามีข้อมูลตรงไหนที่ตกหล่นไปหรือไม่ การใช้ภาษาคำพูดนั้นดูเหมาะสมหรือยัง รวมถึงจดหมายนี้ต้องมีการแนบไฟล์เอกสารที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมหรือไม่ ตรวจทั้งหมดนี้ให้ละเอียดก่อนที่คุณจะกดส่ง
ตัวอย่างการสร้างโครงร่างจดหมายธุรกิจสำหรับติดต่อลูกค้า
ตัวอย่างจดหมายสำหรับการเขียนถึงลูกค้าใหม่
Subject Line: UX Research Contract Opportunity
Hello Amal,
I hope this message finds you well. I’m reaching out today because I’m managing an application redesign project here at ABC Company and seeking a skilled UX research contractor to help analyze several sets of usability testing data.
This is a three-month project beginning February 1st, and we estimate it will take roughly 15 hours per week. All work can be completed remotely, but you’re welcome to use our workspace.
Please let me know if you’re interested in this project and we can set up some time to discuss the details further. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
Alan Goto
User Experience Director
ABC Company, Inc.
Related post : ตัวอย่างจดหมาย ภาษาอังกฤษ Out of office message
Source : www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-write-a-business-email
